Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży przez podatnika podatku VAT. Wystawia się ją zwykle w dwóch identycznych egzemplarzach (obecnie nie obowiązuje już konieczność wyodrębniania „kopii” i „oryginału”). Faktura najczęściej jest sporządzana tradycyjnie, w wersji papierowej, ale na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z 2005 roku dopuszczalna jest również w wersji elektronicznej jako tzw. e-faktura.

W przypadku wysyłania faktur drogą elektroniczną trzeba pamiętać, że niezbędne jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Akceptacja nie musi być zawarta w dokumentacji firmy, nie trzeba też o niej informować urzędu skarbowego. Opłacenie pierwszej e-faktury przez kontrahenta uznawane jest za wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktur.

Faktura VAT powinna zawierać:

• nazwa i numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży towaru, bądź wykonania usługi
• pełne dane sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery identyfikacyjne NIP bądź PESEL w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• szczegóły dotyczące sprzedawanej rzeczy – nazwę towaru/usługi, jednostkę miary towaru, ilość, cenę jednostkową bez podatku VAT
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
• sumę wartości sprzedaży brutto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę należności ogółem (wraz z należnym podatkiem);
• termin zapłaty należności;
• rodzaj rozliczenia (gotówka, przelew lub kompensata)

Na fakturze można również zamieścić dowolne informacje dodatkowe takie jak np. numer zamówienia, z którym powiązana jest dana faktura.
Trzeba pamiętać, że wszystkie faktury powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za nie oraz okazywane ich na każde żądanie organu podatkowego.